Slik skriver du anbud og tilbud med AI

AI kan ta seg av mye byråkratisk arbeid i et anbud. Den setter seg inn i konkurransegrunnlaget, finner kravene og fristene, lager oppgavelisten, skriver førsteutkast til tilbudet og fyller ut oppdragsgivers skjemaer. Det som er igjen til deg, er det som faktisk vinner anbudet: hva dere tilbyr, prisen og folkene.

Et anbud krever mye grunnarbeid: lese, lete, skrive og fylle ut. AI gjør det raskere og mer presist, så du får mer tid til å jobbe med leveransen og prisen.

Hva kan AI gjøre for deg i et anbud?

AI er nyttig når den gir deg noe du kan bruke: en beslutning, et svar, et utkast eller en sjekkliste. Dette er oppgavene AI kan løse for deg, eller sammen med deg:

• Finne anbudene som passer. AI vurderer nye kunngjøringer opp mot det dere leverer, også når oppdragsgiver bruker andre ord enn dere. Les mer i Hvordan finne offentlige anbud.
• Gi deg et beslutningsgrunnlag. Frister, minstekrav, tildelingskriterier og risiko på én side, så du vet på minutter om dere bør by.
• Svare på spørsmål om grunnlaget. Spør «Hva er kravet til responstid?», og få svaret med henvisning til avsnittet det står i. Du finner tilbake til krav og seksjoner uten å bla gjennom 80 sider.
• Lære deg anbudet raskt. Hva oppdragsgiver egentlig spør om, hvordan tilbudene evalueres, og hva fagbegrepene betyr.
• Lage oppgavelisten. Alt som skal leveres, hentet fra grunnlaget og vedleggene: egenerklæring, kravsvar, CV-er, prisskjema og tilbudsbrev.
• Skrive førsteutkast. Kravsvar, løsningsbeskrivelser og referanser basert på deres egne dokumenter og tidligere tilbud. Du redigerer i stedet for å starte med et blankt ark.
• Fylle ut oppdragsgivers skjemaer. Kravtabeller i Excel, CV-maler og tilbudsbrev, i formatet oppdragsgiver har bedt om.
• Sjekke før levering. AI kan sjekke at du har fått med alt som skal leveres, og finne krav som ikke er besvart, svar som sier imot hverandre og forbehold som kan føre til avvisning.

Tips for god bruk av AI i anbudsarbeid

AI blir aldri bedre enn det den vet. For å gi gode svar trenger den:

• Forståelse av hva dere leverer. Tjenestebeskrivelser, tidligere tilbud, referanser, CV-er og sertifikater.
• Forståelse av hva anbudet handler om. Hele konkurransegrunnlaget med vedlegg, ikke bare kravet du jobber med akkurat nå.
• Forståelse av hvordan anbudsprosessen fungerer. Forskjellen på minstekrav og krav som evalueres, på kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, og hva som fører til avvisning. Er dette nytt for deg, les Slik gjør du ditt første anbud.
• Oversikt over frister og leveranser. Spørsmålsfrist, tilbudsfrist, og hva som skal leveres i hvilket format.
• Gode instruksjoner for hver type oppgave. Et minstekrav besvares med et tydelig ja og kort dokumentasjon. Et krav som evalueres, skal vise merverdi med konkrete eksempler. En CV fylles ut i oppdragsgivers mal, med erfaring som treffer kravene. En løsningsbeskrivelse følger tildelingskriteriene punkt for punkt.
• Instruksjoner for hvordan den skal skrive. I «vi»-form, konkret, uten forbehold og på språket i konkurransegrunnlaget.
• Krav om kilder. Be AI-en vise hvor hver påstand kommer fra.

Med ChatGPT, Claude eller Copilot

De generelle verktøyene kan gjøre mye av dette, men du må gi dem alt over selv. Last opp grunnlaget og egne dokumenter, skriv instruksjonene, ta én oppgave om gangen, og kopier svarene inn i oppdragsgivers skjema til slutt.

Prosjekter i ChatGPT og Claude gjør det lettere å ha dokumentene og instruksjonene tilgjengelig mellom samtalene. Copilot i Microsoft 365 kan hente fra dokumenter dere har i SharePoint og OneDrive. Jobben med å samle konteksten, holde styr på fristene og flytte svarene inn i skjemaene er fortsatt din.

Chatbot eller anbudsverktøy?

En chatbot er nok for enkeltoppgaver, som å oppsummere et dokument eller skrive om en tekst. For et helt anbud sparer du mest når konteksten allerede ligger klar: konkurransegrunnlaget, dokumentene deres og instruksjonene for hver type oppgave. Det er det et anbudsverktøy gjør.

Slik vet du at svaret stemmer

• Hver påstand skal ha en kilde i deres egne dokumenter. Finner du ikke kilden, stryk påstanden eller dokumenter den.
• Sjekk tall, sertifikater, navn og referanser for hånd.
• Les kravet på nytt. Svarer teksten på det som faktisk spørres om, i formatet oppdragsgiver ba om?
• Svar «ja» uten forbehold på minstekrav. Et «ja, men» kan bli regnet som et avvik.
• Bruk samhandling mellom AI og kolleger før dere leverer.

Hvor mye tid sparer du?

Mye av tiden går med før du har skrevet et ord: å gjøre en første vurdering av anbudet, finne risikoene og forstå prismodellen og hvordan tilbudene evalueres. Det tar ofte timer. AI gjør det på minutter, så du kan bestemme deg for om dere skal by før du har brukt en hel dag.

Den største besparelsen kommer ofte på kravspesifikasjonene og skjemaene: hundrevis av krav som skal besvares ett for ett. Med AI får du et førsteutkast til alle kravene raskt, og tiden går til å kvalitetssikre i stedet for å skrive fra bunnen. Gjennomgangen tar fortsatt tid, og det er den som avgjør kvaliteten.

Slik gjør Bidbuddy det

Bidbuddy finner anbudene som passer for dere, henter konkurransegrunnlaget, lager oppgavelisten og svarer på kravene med kilder fra deres egne dokumenter. Svarene skrives rett inn i oppdragsgivers skjema. Bidbuddy lærer av hvert anbud dere leverer, og du godkjenner alt før det går ut.

Hvert svar får kildehenvisning og en score for hvor godt kravet er dekket, og det du må sjekke, blir merket.

Proweb, som leverer system for tolkeformidling, hadde 489 krav i det siste anbudet sitt. Tidligere ville det tatt uker. Nå lager Bidbuddy utkast og sjekker referanser for hvert krav, og Proweb kvalitetssikrer. «På et år snakker vi potensielt hundrevis av timer spart», sier Bjørn Berntsen i Proweb. Les hele kundecasen fra Proweb.

I vår egen test ble 79 krav besvart på rundt tre minutter. Se hele flyten i Slik svarer Bidbuddy ut en kravspesifikasjon.

Spørsmål og svar

Er det lov å bruke AI til å skrive anbud?

Ja. Regelverket for offentlige anskaffelser forbyr det ikke. Du er likevel ansvarlig for alt som står i tilbudet. Sjekk om konkurransegrunnlaget sier noe om bruk av AI.

Kan oppdragsgiver se at teksten er skrevet av AI?

Kanskje. Men generisk tekst gir lav score uansett hvem som har skrevet den. Konkrete svar med egne eksempler scorer bedre.

Kan AI skrive hele tilbudet?

AI kan skrive det meste av førsteutkastet. Men noen hos dere må lese det, godkjenne det og stå inne for det.

Hvilket AI-verktøy er best for anbud?

ChatGPT, Claude og Copilot fungerer godt for enkeltoppgaver. For hele anbudet, med krav, kilder, frister og maler, sparer du mer tid med et verktøy laget for anbud.