Kundecase: Proweb bruker Bidbuddy til å finne og vinne anbud for tolkeformidling

Om selskapet

Proweb leverer et spesialsystem for tolkeformidling. Kundene er kommuner, helseforetak, NAV og private virksomheter som bestiller, administrerer og følger opp tolk og oversettelses tjenester.

Utfordringen

Proweb finner mange av kundene sine i det offentlige, men å følge alt som skjer i markedet har vært vanskelig. Tradisjonelle søk treffer dårlig og varsler om lite relevante anbud som må filtreres ut manuelt.

Å forstå et anbud og utforme gode besvarelser er også ekstremt tidkrevende. Når relevante anbud dukker opp må de svare raske. Dette innebærer å sette seg inn i hva leverandøren forventer, utforme tilbud, svare ut hundrevis av krav, og kanskje videreutvikle funksjonalitet de trenger for å øke sannsynlighet for at de vinner.

Uten Bidbuddy har dette arbeidet vært utfordrende og tidkrevende — spesielt lange kravspesifikasjoner med flere hundre krav beslaglegger mye intern tid av tekniske ressurser, som ellers kunne vært brukt på å forbedre produktet.

Tre konkrete måter Bidbuddy gjør anbud lettere for Proweb

1. Overvåking som faktisk treffer

Offentlige oppdragsgivere bruker vidt forskjellige begreper for det Proweb leverer. «System for tolkeformidling». «Bookingsystem for tolker». «Administrasjonsverktøy for tolketjenester». «Distribusjonssystem». Listen er lang.

Med CPV-koder og nøkkelord fikk de enten for mange irrelevante treff, eller gikk glipp av anbud med uventet ordlyd. Støyen gjorde det vanskelig å skille ut reelle muligheter.

I Bidbuddy har Proweb satt opp to tjenesteprofiler. Den første fanger opp anbud der Proweb selv kan delta. Bidbuddy evaluerer hvert anbud med AI — ikke nøkkelord — så det spiller ingen rolle hvilke ord oppdragsgiveren bruker.

Den andre profilen overvåker tolkeoppdrag. Ikke fordi Proweb leverer tolketjenester, men fordi det gir innsikt i hva kundenes kunder etterspør. Hvilke språk. Hvilke regioner. Hvilke trender. Informasjon de bruker til å ligge i forkant.

2. Kravspesifikasjoner: fra uker til timer med Bidbuddy

Her merkes den virkelig store forskjellen.

Det siste anbudet Proweb jobbet med hadde 489 krav. Tidligere ville det betydd ukevis med manuelt arbeid. Lese hvert krav. Finne relevant dokumentasjon. Formulere svar. Sjekke referanser.

Nå gjør Bidbuddy oppslag i all dataen, formulerer utkast til svartekster og sjekker referanser — for hvert eneste krav. Proweb kvalitetssikrer og justerer. Det tunge grunnarbeidet er gjort.

3. Alle dokumenter og prosjeter på et sted - ferdig integrert med KI

Før hadde Proweb anbudsdokumenter på skrivebordet. Tidligere besvarelser i OneDrive. Referanser i SharePoint. Hver gang de startet et nytt anbud begynte letingen.

Nå ligger alt i Bidbuddy. Tidligere besvarelser, tilbudsbeskrivelser, referanseprosjekter, teknisk dokumentasjon. Når de jobber med nye anbud, finner Bidbuddy lynraskt opp relevante svar og formuleringer fra tidligere prosjekter. Bidbuddy forstår hva Proweb har levert, hva de er gode på, og hva som er relevant for akkurat dette anbudet.

Referanser, tilbudsbeskrivelser og andre tekster starter ikke lenger fra blanke ark. Bidbuddy foreslår utkast basert på det Proweb faktisk har gjort. De kvalitetssikrer og justerer.