Slik svarer Bidbuddy ut en kravspesifikasjon

Med AI på laget tar det bare noen minutter å fylle ut 79 krav. Men svarene er lite verdt hvis du ikke vet om du kan stole på dem. I Bidbuddy ser du for hvert svar hvor godt det er forankret i deres egen dokumentasjon, og hvor det er hull som må tettes. Alt skjer i én arbeidsflyt, der dere samarbeider om å gjennomgå besvarelsen og leverer den rett i kundens eget skjema.

Slik finner du kravutfylleren

Når du starter et prosjekt fra et anbud, analyserer Bidbuddy konkurransegrunnlaget og deler besvarelsen opp i oppgaver. Kravtabellen er ofte den største av dem, og det er her kravutfylleren kommer inn.

Fra kundens kravdokument til en ryddig kravtabell

Kravmatriser er sjelden ryddige. Tabellene starter sjelden i hjørnet av arket, overskriftene går over to rader, kravene er gruppert under mellomtitler, og hver fane kan ha sine egne svarkolonner – noen med nedtrekkslister.

Bidbuddy finner alle tabellene på alle fanene og skiller kravteksten fra kolonnene dere skal fylle ut. Hver svarkolonne blir et eget felt på kravet – for eksempel «Krav oppfylt?», «Leverandørens svar» og «Nødvendige tilleggsanskaffelser» – og nedtrekkslistene følger med. Kravteksten kopieres ordrett.

Ligger kravene i et Word- eller PDF-dokument i stedet, hentes de ut på samme måte.

Svar som passer kravet – med kilden rett under

Et minstekrav og et evalueringskrav skal ikke besvares likt. Et «Ja» med forbehold på et minstekrav kan regnes som et avvik og i verste fall føre til avvisning, mens et evalueringskrav gir poeng for det dere kan dokumentere utover kravet.

Agenten leser kravtypen slik kunden har definert den, og hva som skal dokumenteres – om noe skal bekreftes, beskrives eller legges ved. Den svarer «Delvis» når svaret har mangler, skriver som «vi» og på kravets eget språk, og lar valgfrie felt stå tomme i stedet for å fylle dem med «Nei».

Svaret bygger bare på deres egne dokumenter, og hver påstand henviser til kilden. Under svaret ser du utdragene det faktisk bygger på, og åpner du kilden, er utdraget markert i dokumentet. Grunnlaget viser fra 1 til 100 prosent hvor godt kravet er dekket – svar uten kilder får automatisk lavt grunnlag.

Det du må sjekke, kommer til deg

Risikoen ligger sjelden i kravene som er rett frem. Den ligger i de få som mangler dokumentasjon, krever vedlegg eller er uklart formulert – og de er lette å overse i en lang liste.

Mangler et faktum, setter agenten inn en plassholder i stedet for å gjette, og den skriver aldri at noe er «vedlagt» – det er dere som legger ved. Et notat fra Bidbuddy kommer bare når det er grunn til det: når svaret er «Delvis» eller «Nei», når kildene sier ulike ting, når noe må legges ved, eller når kravet er så uklart at det kan være lurt å spørre oppdragsgiveren før fristen. Filteret «Bør sjekkes» samler alt dette på ett sted, og notatene sendes aldri med tilbudet.

Samarbeid – og hold styr på hva som er ferdig

En kravspesifikasjon spenner over sikkerhet, integrasjoner, drift og avtalevilkår, og ekspertene sitter sjelden på samme sted. Når fristen nærmer seg, er det dessuten vanskelig å vite hva som faktisk er ferdig.

Nevn en kollega med @ i en kommentar på kravet – som i bildet over, der en kollega blir bedt om å se på kravet når SLA-vedlegget er klart. Kollegaen blir varslet på e-post og kan svare rett i kommentarfeltet, og med filteret «Nevner meg» finner hver enkelt kravene de er bedt om å se på.

Når et svar er klart, godkjenner du det. Raden låses, svar med plassholdere kan ikke godkjennes, og blir et godkjent svar endret, faller godkjenningen bort – så «godkjent» betyr alltid at svaret er sett over slik det står. Øverst ser dere hvor mange krav som er besvart og godkjent, og filteret «Ikke godkjent» viser hva som gjenstår.

Rett inn i kundens eget skjema

Det klassiske er å skrive svarene ett sted og kopiere dem inn i kundens skjema til slutt. Det er der svar havner i feil celle, og der formateringen ryker.

Bidbuddy skriver svarene rett inn i de riktige cellene i kundens egen fil, og det dere allerede har fylt inn, blir aldri overskrevet. Kravtabellen og regnearket er to visninger av de samme svarene: endrer du i arket, oppdateres kravtabellen, og svarene blir stående på riktig krav også om rader settes inn eller slettes. Til slutt lagres kundens originale skjema med svarene i – ikke et nytt ark.

Som regel er det lurest å jobbe i kravtabellen: den gir bedre oversikt, og det er der dere samarbeider med hverandre og med AI-en. Excel-visningen er fin for å sjekke at alt ser riktig ut før du leverer. I klippet skriver vi «Lorem ipsum» foran et svar direkte i arket, bare for å gjøre endringen lett å se.

Generer alle – mens dere jobber med resten

Du kan svare krav for krav, eller trykke «Generer alle» og la Bidbuddy ta resten. Jobben kjører på serveren, flere krav besvares samtidig, og den fortsetter selv om du lukker fanen – så dere kan se over og godkjenne mens resten blir skrevet. I opptaket tok det rundt tre minutter fra «Generer alle» ble trykket til alle 79 kravene var besvart.

Under panseret

Det som ser enkelt ut i videoen, er flere steg i bakgrunnen. Dette er det som gjør at du kan stole på svarene:

1. Dokumentene sorteres når dere laster dem opp. Bidbuddy kategoriserer dokumentene automatisk – som tjenestebeskrivelse, tidligere besvarelse, CV, prisliste, sertifikat og mer – og bruker kategoriene til å avgjøre hva som kan brukes som kilde. Dere kan endre dem selv. Svarene bygger på dokumentene som hører til tjenesten dere tilbyr i anbudet.
2. Agenten leter som en erfaren tilbudsskriver. For hvert krav finner agenten ut hva kunden egentlig spør om, og formulerer egne, målrettede søk. Søket forstår betydningen, ikke bare ordene, så det finner riktig innhold også når dokumentene bruker andre ord enn kravet. Av mange mulige treff leses bare de mest relevante – og et utdrag som bare bruker de samme ordene, regnes ikke som kilde.
3. Den lærer av hvert anbud dere leverer. Når et anbud er levert, blir svarene en del av kunnskapsbasen. Neste gang et lignende krav dukker opp, finner Bidbuddy det dere svarte sist og bygger videre på det. Tilbud dere har levert tidligere, kan dere også laste opp – de merkes automatisk som tidligere besvarelser, og formuleringene deres gjenbrukes der kravene ligner.

Du har kontrollen hele veien

Bidbuddy tar grovarbeidet: å finne kravene, lete i dokumentasjonen og skrive førsteutkastet. Du ser hvor hvert svar kommer fra, du får beskjed om det som må sjekkes, og ingenting er ferdig før du har godkjent det.